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Hoy se ha acabado la SharePoint Conference 2012. Ha sido un día más corto, con sólo tres sesiones. Hoy también he tenido el honor de hablar con Joel Oleson (el SharePointero más famoso del mundo), como podéis ver en la foto.

 

Arquitectura de los sitios web en SharePoint 2013

La sesión fue presentada por Ethan Gur-esh de Microsoft, que se preocupó de despejar todas las dudas que tenían los asistentes. La sesión iba sobre los sitios alimentados por búsqueda (search-driven) que son la novedad más visible en gestión de contenido web para SharePoint.

Hay 3 arquetipos de páginas en SharePoint

• Dinámica con una URL (home). La página muestra datos dinámicos pero sólo hay una página.
• Dinámica con múltiples URL (categorías, detalles de producto…). Aquí la página tiene parámetros de query string para distinguir entre unos datos y otros. P.ej. Producto.aspx?ID=5.
• Estática con una URL (faq). Este es el modelo clásico del 2010 y otros.

Hay una colección de sitios de la que se alimenta la búsqueda (la de contenido) y otra colección de sitios en la que se muestra el contenido (la de renderizado).

Navegación

La navegación con las URLs cortas va al almacén de términos (Term Store) para buscar la URL larga (la URL de la página). Esa página tiene una webpart de búsqueda de contenido. La webpart consulta el indice y monta el contenido en HTML, aunque no va directamente al contenido (imagenes o JS) sino que aplica URLs). Si la webpart es síncrona, se guarda toda la pagina en caché y se gana en velocidad.

La jerarquía de navegación debería llegar a nivel de categorías, no de productos, porque el último nivel de navegación ya se le crean las URLs “amigables”.

El resultado de la búsqueda de contenido usa caché anónima mara minimizar las llamadas al indice de contenido. Los resultados se procesan según las reglas de consulta y se pasan a la webpart que las renderiza. Ademas, se actualizan las analiticas y se usa esa informacion para mejorar los resultados automáticamente.

La indexación contínua puede hacer que el contenido aparezca en menos de dos minutos para mostrar los resultados refrescados. El factor limitante de la búsqueda es la indexacion completa, no la incremental o contínua.

La renderización de los resultados

Se pueden definir canales por disositivo para usar otras master y renderización condicional. Se han mejorado las herramientas para crear master apages pero msin muchos cambios tecnologicos. La webpart y refiners usan javascript y plantillas html.

Se puede empaquetar todo el diseño (masters, layouts etc) como wsp para exportar diseños entre entornos.

Las imagenes en l renderización se tienen que almacenar en otro stio y acceder por urls. Se pueden usar las "renditions" para renderizar las imagenes y videos ara cada canal o contexto (miniaturas, etc). Si usamos crosssite publishing, hay que llevarse las imagenes a la sitecoll donde se muestra el contenido.

Se pueden almacenar los binarios en CDN para agulizar los tiempos de respuesta en entronsa geodisttibuqidos. Hasta un 98% de las llamadas pueden ser servidas desde CDN.

“Trucar el mecanismo”

Nos puede interesar no usar el modelo de 1 colección de sitio de contenido con 1 colección de renderizado, en una serie de casos especícos.

Opción 1: Tener muchas colecciones de renderizado por una de contenido

• Marcas separadas
• Microsites (windows.com, microsoft.com)
• Multiidioma con diferente dominio (fr, es, de…)

Opción 2: Muchas colecciones de contenido y pocas de renderizado

• Cuando hay diferentes permisos para diferentes destinatarios
• Cuando se usa el “Content deployment” de SharePoint

Content deployment

Ahora se recomienda sólo para desplegar las colecciones de sitios de contenido, no para distribuir hacia la parte pública como el 2007 (ahora se usan las webparts de resultados de búsqueda). Ya no se tiene que replicar todo. Por fin, sólo se replica el contenido, no las páginas maestras, los workflows, los tipos de contenido….y el proceso es mucho más fiable.

Política de customizaciones de SharePoint

Esta sesión no la pude acabar por tener que ausentarme durante la última parte. Fue presentada por Oleg Kofman y Jon Epstein, ambos de Microsoft.

¿Qué es governance? Personas, procesos, tecnologia y politicas.

Hay que definir bien los SLA y los OLA (operating level agreement) en la empresa. Es buen momento de montar un Centro de Excelencia de SharePoint a nivel corporativo.

Ahora tenemos 3 grandes modos para hacer aplicaciones de SharePoint:

El modelo de las soluciones sandbox esta deprecated y en la próxima version no estará.

PowerPivot en detalle

Esta fue una de las sesiones “espectaculares” visualmente, con una aplicación de BI que analizaba los tweets sobre la conferencia en tiempo real (XLTweet). Hecha con SharePoint y PowerPivot. Punto de partida ha sido la solución Analytics for Twitter y blog de Analysis Services.

Tecnología usada: Office Apps, PowerPivot, Data feeds, timer jobs.

Desde PowerShell se puede conectar un libro de Excel en SharePoint a Analysis Services de SQL Server via el driver de ADOMD.NET. Se conecta con la API pública de Excel Services y Excel services se conecta via MSOLAP al modelo de datos del cubo de Analysis Services.

En esta versión los datos de los libros de Excel en Excel Services se pueden refrescar bajo petición o por código.

Para hacer la interfaz de usuario en Excel, se usan las funciones de cubo (Cube Functions).

El tercer día de la SharePoint Conference en Las Vegas ha sido bastante ajetreado, para mí. He podido participar en el feedback que recoge el equipo de Visual Studio para mejorar las herramientas de desarrollo para SharePoint. No puedo desvelar más detalles por haber firmado la NDA, pero os puedo decir que los chicos del equipo de Visual Studio realmente son de lo más atento y se preocupan de como se usan sus herramientas en el mundo real (aparte de ser unos cerebritos).

La buena noticia del día en realidad son dos:

• La licencia para sitios públicos en Internet YA NO EXISTE. Sí, la de los 40.000 €. Ahora, si tienes una licencia de servidor, ya tienes una licencia para sitio público (con usuarios anónimos). ¡Cuanto dinero nos vamos a ahorrar!
• Las herramientas de desarrollo de SharePoint para Visual Studio ahora incluyen LIGHTSWITCH PARA SHAREPOINT. Con esto se puede crear fácilmente una capa CRUD para SharePoint, customizada para nuestras necesidades.

Hoy he hecho un poco de vida social y me he reunido con algunos MCTs de SharePoint y he podido discutir los problemas con los que nos encontramos los MCTs y los MCT Regional Leads en el día a día. También he estado con dos MVPs “vecinos”: uno de Sudáfrica (pero de origen bosnio) y otro de Croacia.

Actualización a SharePoint 2013 en detalle (Deep Dive)

Esta sesión, igual que la del lunes, fue presentada por Sean Livingston. Ha sido una sesión de nivel 400 (experto), con mucho detalle técnico.

Actualización diferida de site collections es la pieza más importante que han hecho para dar soporte a las actualizaciones en esta versión.

(Menudo diagrama…)

CompatibilityLevel es la nueva encarnación o sucesor espiritual de UIVersion del 2010. Tiene el valor de 14 o 15. Las web templates tienen CompatibiltyLevel. Las features tienen que ser la misma versión o menor que la site collection.

SP2013 tiene un conjunto de ficheros del 2010 y por tanto soporta "experiencias de 2010". El parámetro CompatibilityRange indica que versiones de plantillas se permiten de site collection.

Se ha puesto un sistema de colas para evitar la presión en el servidor al actualizar las site collections, para que no se hagan demasiadas actualizaciones en paralelo.

Curioso, acaban de comentar que el límite práctico de tamaño de un backup/restore de una site collection es de unos 85 GB.

 

Gestión documental y colaboración con SharePoint, Office, Yammer y Dynamics CRM

La otra sesión del día a la que asistí fue la de Reuben Krippner (del equipo de MS Dynamics CRM). Habló sobre como enlazar CRM, SharePoint, Office y Yammer para dar una solución de gestión documental.

La colaboración es imprescindible en marketing, ventas y procesos de servicios.

 

Las opciones de gestión documental en CRM son:

• Adjuntos en CRM
• Bibliotecas de SharePoint a las que accede CRM
• Documentos en Yammer (en diciembre)

Se está preparando un nuevo cliente CRM para Windows 8, con una UI mucho más cuidada y limpia.

Renderizado en el cliente

La última sesión del día (antes de ir a hablar con el equipo de Visual Studio) ha sido la del nuevo sistema de renderizado de listas en JS.

Minimal Download Strategy (MDS)

El nuevo sistema de navegación Minimal Download Strategy añade el parámetro AjaxDelta=1 a la petición y se trae sólo lo que necesita y no toda la página. En el request hay un parámetro deltaBoundary que indica los datos que se van a actualizar en la página. El MDS va a una página start.aspx que es la que procesa la petición y renderiza la página. En la URL se le pasa un parámetro marcado con # para que la página sepa que contenido procesar.

MDS es opcional y se puede desactivar. Por defecto está activado.

Client Side Rendering

Si hay una cosa que en Microsoft han aprendido, es que XLST no es fácil para los programadores. Para ello han creado un mecanismo sucesor del XsltLink del SharePoint 2010: JSLink.

El parámetro JSLink de una webpart de vista de lista permite cambiar la plantilla con la que se renderiza la lista. Lo que hace es invocar otra función JS que haga el renderizado. Esa función JavaScript coge el CurrentItem del contexto que se le pasa y pinta el DOM correspondiente, según lo decida el programador.

El parámetro JSLink se puede poner por cada campo, o por tipo de contenido. Permite controlar el renderizado hasta un detalle muy concreto y sin ningún código de servidor.

La nueva API REST (_api) permite hacer consultas más avanzadas que la REST de SP2010.

Se han visto dos trucos en la sesión. El primero es que poner "debugger;" en nuestro código JS dispara el Visual Studio en la máquina para facilitar el debug. El otro es que ahora hay un comando PowerShell para asociar SharePoint con una cuenta Bing Maps (Set-SPBingMapsKey) y así poder utilizar los campos geolocalizados que trae la nueva versión de SharePoint.

El segundo día de la SharePoint Conference empezó igual que el primero, con mucho contenido y poco tiempo para decidir a qué sesión asistir. Sin embargo, las sesiones han sido más bien flojas. No sé si soy yo o la mala suerte, pero la conferencia me está dejando un sabor de boca blando.

Voy a poner los apuntes que he ido tomando en el OneNote con el tablet, perdonad la escritura casi taquigráfica.

Las extranets

La primera sesión a la que he ido esta mañana ha sido la que hablaba de las mejoras prácticas para montar una extranet. El ponente fue Ian Woodgate. Estas son mis notas de la sesión:

El autoservicio no siempre es mejor solución. La gente lo tiene que "querer". ejemplo: los supermercados con autoservicio.

Definición de la extranet: no está clara. si lo quieres llamar extranet, es extranet.

¿Por qué montar una intranet?

– compartir documentos

– reducir las actividades manuales al máximo

– dar visibilidad a los proyectos, productos o procesos

La seguridad….muchas veces se pasa información muy sensible por correo electrónico.

Auditing: saber que la información se ha leído.

Los beneficios de la extranet

– satisfacción de los clientes

– menos errores

– menos carga de trabajo

– seguridad mejorada

– auditoría

– gestión efectiva de la información

– flexibilidad (sobre todo cuando no hay código)

¿Cómo es una extranet “maravillosa”?

– Está bien planificada, con el ROI calculado si puede ser. Hay que definir bien los roles y permisos de los usuarios. Recordar el ejemplo del supermercado con autoservicio….no siempre más es mejor. Aqui tambien hay que hacer adopción de usuarios.

– Con los temas legales resueltos. SLA, obligaciones frente a terceros, políticas de uso para que los acepten los usuarios.

– Diseño. Empezar con UX. Menos es más. Autoprovisionamiento y delegación de usuarios (los usuarios pueden invitar a externos sin que intervenga IT).

– Infraestructura: multibrowser, multidispositivo y con login federado a podr ser. Rápido y fiable.

– Gestión del día a día. De quién es la extranet? Quien da soporte? Como se contacta? Monitorización, promoción y mejoras incrementales.

¿Por que intranet con SharePoint 2013?

– Federación de identidad con seguridad

– Soporte para dispositivos móviles

– Posible en SharePoint Online

¿Donde ubicar la extranet?

– Abrir la intranet directamente a los usuarios externos. A favor: barato y un solo conjunto de contenido. En contra: complejo para gestionar la seguridad y es fácil que se "cuelen" cosas. Posibles problemas de rendimiento. Apto para negocios pequeños.

– Separar una parte de la intranet. Mejora la seguridad, pero tiene todo el resto de desventajas de la anterior. La información además está duplicada (hay que sincronizar la información a menudo). Para empresa mediana.

– Un sistema separado. Mejora la seguridad y la escalabilidad, pero el coste es alto. Para empresas grandes. Se puede usar Office365 para la extranet y onpremises para intranet. (SPO permite invitar los usuarios externos sin CAL, solo con LiveID).

Estructura de la intranet

– Matriz de Clientes y Proyectos (productos, areas…). ¿Como mapearlo a la estructura de ShaePoint? ¿Sitios de cliente o de proyecto? Depende de cada caso.

No code: construir o comprar?

1. No code, OOB.
2. Herramientas de terceros.
3. Desarrollo a medida, en este orden de prioridad.

El código a medida añade un factor diferencial? si no, no vale la pena. Puede ser que el código a medida es más eficiente a corto plazo, pero a largo plazo no.

Licenciamiento

– CAL o External Connector?

– SPO tiene soporte para usuarios externos (50, aunque se admiten hasta 1000)

– SharePoiint Foundation vale la pena en muchos casos. Se ahorran muchas licencias.

Riesgos

– la imagen proyectada por la intranet puede dañar la imagen de marca.

 

¿Como recoger requrimientos efectivos para despliegues de SharePoint?

La segunda sesión fue impartida por Shannon Bray.

Ha hablado de las 4 fases de un proyecto y de como los requerimientos minimos insuficientes y el “scope creep” (crecimiento de alcance) pueden matar los proyectos.

Los requerimientos físicos de SharePoint 2013 han cambiado respecto al 2010:

• SF2013: 8 GB RAM
• SP2013 un solo servidor: 24 GB
• WFE o APP en una granja de 3 capas: 12 GB

¿A quien hay que hacer contento (key players)?

¿A que iniciativa se suscribe SharePoint en la empresa? ¿Con que objetivos de negocio? Hay conflictos entre los objetivos?

Pregunta importante: "qué haría que este proyecto sea un éxito?"

¿Quién mantendrá la solución?

Governance está para poner un camino por donde tiene que caminar SharePoint.

Arquitectura de la información

– como encontrarán la información? buscando o navegando

– una sola biblioteca ya no es imposible (10 millones de doc por biblioteca)

– información que pertenece a otro equipo, como encontrarla?

Procesos de negocio

– que procesos hay y que contenido está relacionado?

– quien es el responsable de los workflows?

– integración con otros sistemas?

Seguridad

– quien/cuando/que/por que/como?

– ActiveDirectory con empresas grandes puede ser una pesadilla

– usuarios internos y externos? los mismos derechos?

– información personal (PII): como protegerla?

– SSL, TDE? Puertos, proxys, balanceadores de carga? el impacto que tiene en los servicios de SP?

– gestión de contraseña (a nadie le gusta cambiará)

– gestión de amenazas

– configuración de GPO: está decumentada?

– grupos en SP o AD? el gran debate

Business intelligence

– reports, gráficos, dashboards y scorecards

– Excel services, performance point y visio: planificar con antelación

Office

– qué versión?

– office web apps ahora están en otro servidor

Continuidad de negocio

– SLA

– RPO

– RTO

– quién es el responsable? del backup? del plan?

– cuando se hacen las pruebas del plan de backup?

– presupuesto límite de disaster recovery: crece exponencialmente

– estas preguntas pueden salvar o costar millones!!

high availability: no se cae
disaster recovery: cuando y como se levanta al caer?

– geoclustering: hay un limite de latencia aceptada para separar servidores físicamente

Limite de soporte

– saber los límites de sharepoint

– ojo con los soft limits: p.ej. más de 10 app pools en un servidor. pueden ralentizar mucho. revisar el articulo de technet.

No preguntes si quieren load balancer, sino cual quieren. ojo con el NLB de Windows…tiene limites. f5 es caro pero mejor en muchos casos.

Todo el entorno SP en un Blade: ojo con el cable que desenchufas sin querer al pisarlo

Cambios en la topología

– La cache distribuida hay que ponerla en un servidor aparte

– Ojo con los scripts de instalación de SP, que no pongan la caché distribuida en todos los servidores

– Office web apps van en otro servidor

– El entorno ahora tiene más servidores. puede haber problemas de rendimiento con ntlm cuando hablan los servidores entre si

Rendimiento y fiabilidad

– pregunta que interesa: usuarios concurrentes? pregunta de entrevista: que quiere decir usuarios concurrentes (son los que entran en la granja en 60 segondos)

– presupuesto para user adoption?

– métricas definidas y quien las vigila? ignorar no es una opción.

– Solo poner los servicios para los que tienes requerimientos. No más.

– hora punta: asegurarse el rendimiento en ese intervalo (warmups…)

– Quien monitoriza SharePoint?

– NUMA boundaries para la RAM

– contención y encriptación en la red

– distribución de blades

El ponente proveerá un PDF a modo de checklist.

 

Caso de cliente: Merck y la planificación integrada de negocio

La tercera sesión fue de un caso práctico de SharePoint con Project Server para la farmacéutica Merck impartido por Phyllis Post

Se hizo la decisión para integrar SharePoint y Project Server para proveer la planificación integrada. Además, se hizo durante una fusión de dos empresas en una.

Merck tiene 10.000 usuarios en I+D. Muchos departamentos, niveles ejecutivos, órganos de gobierno. Había muchas expectativas a alto nivel y hubo soporte desde el nivel ejecutivo (IT era la "fuerza ejectora"). El cambio cultural se llevó a cabo desde el negocio.

Antes

– información desconectada y diversa

– inconsistencias, email arriba y abajo

– muchos procesos y metodologías diferentes (1 por departamento). Lenguaje no compartido.

– analíticas heterogéneas (Excel, Cognos…). 30 días de delay entre tener los datos y tenerlos procesados.

En enero de 2010 se decidió mejorar la toma de decisiones (calidad y transparencia y conectar las diferentes comunidades dentro de Merck. El objetivo era mejorar la calidad, el ciclo de proyecto, transparencia y crear equipo para el futuro.

Clave: moverse desde tener unas decisiones de calidad pero ejecutadas lentamente hacia unas decisiones informadas pero ejecutadas rápidamente.

Conectar las áreas funcionales con el pipeline: Planificación, Costes, Colaboración y Planificación de recursos funcionales.

Plataforma: SP2010 para sitios de franquicia, equipo y governance, así como colaboración de equipos. PS2010 para planificar proyectos, costes y plan de recursos. SQL2010 para reporting y datos de referencia.

Ahora

Acceso en tiempo real a la información de planing de proyectos, con reports para ver información crítica. La herramienta de scheduling se hizo con un lenguaje compartido y a nivel de área funcional.

Se han montado más de mil espacios colaborativos (con plantillas estandarizadas)

– reducción en el tiempo de acceso a la información

– sitios de governance para ver información compuesta y soporte para reuniones.

Se hizo un modelo simplificado y a medida de planificación de recursos funcionales (los proyectos son a largo plazo).

Los costes se recogen con los forecasts y los costes reales se agregan para dar información en tiempo real. Este fue uno de los objetivos críticos (y factor de éxito) a nivel de negocio.

La información viene de SAP, de Timesheets (en Project Server separado de la granja de planificación) y otros costes para dar un nivel agregado. No se llega a nivel individual para ver los costes de cada persona porque no es relevante.

La información de dashboards tiene asociada la información de quien es responsable de cada área de proyecto para que los ejecutivos pueden contactar rápidamente para pedir información ampliada.

IT ya no es el responsable de dar la información, sino de proveer de servicios para que otras areas los usen. Se quitan del medio.

El siguiente objetivo para Merck es extender este buen trabajo en I+D a otras areas de la empresa.

CRM, workflows y Visio Services

La última sesión fue explicada por Dean Halstead de Microsoft. Él hablo de como conectar las formas de Visio a los datos de Dynamics CRM y workflows de SharePoint.

Versión "On the Road" (de andar por casa)

1. Crear un workflow de SP2013 en Visio 2013

2. Definir "Shape Data" en Visio a los estados de workflow (esto serán las claves primarias de datos)

3. Enlazar a datos con el asistente. Los datos se agregan y se representan en una barra por encima de la de Visio en el workflow.

Versión empresarial subida a SharePoint

1. Guardar el Excel en SharePoint.

2. Reconectarse al Excel desde Visio

3. Hacer "Publish in SharePoint"

4. Poner una webpart de Visio Web View en la página

La información de workflows en CRM está en la base de datos de Log no en la base de datos normal de CRM.