La triste realidad de los eventos técnicos: el no-show

Desde hace unos años observo una tendencia en los eventos técnicos a los que asisto o los que colaboro a organizar. Esta tendencia es la creciente ausencia no notificada, o el temido no-show.

Se considera no-show cuando una persona registrada para un evento no asiste, sin cancelar su entrada. También es no-show cuando la persona avisa el mismo día o el día anterior, ya que deja muy poco márgen para poder reutilizar la entrada a reajustar la logística.

Un no-show individual no es un problema. Todo el mundo tiene alguna cosa que le surge en el último momento. El problema es cuando el no-show es masivo, como lo que le pasó a Luís Fraile no hace mucho.

Te voy a poner un ejemplo: si esperas 100 personas en un evento, siempre cuentas con un porcentaje de no-show de digamos 20%. Entonces, dejas que se apunten 120 contando que al final irán 100. Compras comida para 100, pides merchanidising para los 100, buscas un sitio para los 100…ya me entiendes. Al final vienen 20. De 120. Te sobran tres cuartos de todo. Los patrocinadores con cara de circunstancias. Y tú, con cara de tonto…

Evidencia empírica (y subjetiva) de los últimos eventos en los que estuve colaborando

  • SharePoint Saturday Barcelona 2017: creo recordar que se apuntaron 180 y vinieron 130. No-show: <30%. No está mal (y toco madera)
  • SharePoint Saturday Madrid 2018: apuntados 300. asistieron 270. No-show de 10%. ¡Para tirar cohetes!
  • Azure Bootcamp 2018 Barcelona: apuntados 150, asistieron 70. No-show de >50%
  • Insider Dev Tour 2018 Barcelona: apuntados 220, asistieron 70. No show de >65%. Suerte que pudimos llevar la comida sobrante a un comedor social.

Salvo los eventos de SharePoint, y creo que es porque la comunidad de SharePoint es especialmente cohesionada, los eventos técnicos acusan una tendencia a la alza de no-shows.

¿Por qué pasa esto? Causas del no-show

¡Ojalá lo supiera! Según he podido hablar con otros compañeros y compañeras en la comunidad, hay varios posibles factores en juego:

  • La fecha o el día de la semana el evento va mal a la gente
    • Pero entonces, ¿por qué se apuntan si les va mal?
  • El formato del evento ya no atrae
    • Hay un debate sobre si los eventos presenciales siguen teniendo validez hoy en día o si se tiene que reinventar el evento en un formato más virtual
    • Pero entoces, ¿por qué se apuntan?
  • La gente no valora lo que es gratis
    • Pero hay eventos gratuitos en los que esto no pasa
  • Cuesta poco apuntarse y no hay consecuencias por no asistir
    • Aquí estoy de acuerdo, pero no sé que proponer como alternativa

¿Se os ocurren más ideas sobre las posibles causas?

¿Qué podemos hacer para prevenir el no-show?

Si lo supiera…montaría una startup vendiendo la solución. De lo que he escuchado en la comunidad, hay dos posibles alternativas:

  • Poner un precio simbólico al evento (tipo 5-10 euros) para que no sea gratis
    • A Microsoft le funcionó bastante bien para la DotNetSpain hace unos años
    • Pero
      • Ya es una barrera para asistir, aunque sea más psicológica que real
      • Hay eventos que por la licencia de marca (como los “____ Saturdays”) que obligan a que el evento sea gratuito
      • Obliga a los organizadores a tener registro fiscal (que es un dolor de cabeza y sumidero de tiempo) y obligaciones con Hacienda
  • Llevar un registro de los no-shows pasados y poner un “baneo” a la persona reincidente
    • No me parece mal y sé que hay grupos de usuarios en Europa y EEUU que lo usan con éxito
    • Pero no sería una solución a corto plazo. Además, con el tema de GDPR esto de guardar los datos de los asistentes pasados es más peliagudo.

Hasta aquí mi granito de arena. Estoy esperando ver el debate sobre estas y otras propuestas.

 

De buenos propósitos cara al 2017

Tenía la intención de escribir un post resumen del año 2016, pero los posts de los compañeros como Marc Rubiño o Yeray han tenido que ver en el contenido y enfoque del mismo. Más que un mero resumen, es además una carta de propósitos.

Mirando el 2016 en retrospectiva

Para mí, este pasado 2016 ha sido un año muy satisfactorio personal y profesionalmente.

He participado en varios eventos internacionales de SharePoint y Office 365, sobre todo en las comunidades técnicas portuguesa y belga, que conozco muy bien desde hace años y siempre me hace especial ilusión. Participé en el MVP Summit en Redmond, para poder aportar mi granito de arena a que Microsoft saque mejores productos para sus clientes, que son los nuestros también. Dentro de SUG.CAT, el grupo de usuarios de SharePoint de Catalunya, he impulsado el segundo SharePoint Saturday Barcelona (que salió mejor que el primero, así que algo habremos aprendido por el camino) y he colaborado en la organización del SharePoint Saturday Madrid.

New Year

Escribí un curso de Reactive Extensions en Pluralsight, que siempre es una experiencia gratificante.

Junto con otros compañeros en Sogeti, participé en una candidatura “atípica” de representación sindical (siendo no afiliados a ningún sindicato). Ganamos en Barcelona y nos pusimos a mejorar aquellas cosas que veíamos necesarias, democratizando la representación de los trabajadores y buscando ideas que ayuden a que Sogeti sea un buen sitio tanto para la empresa como para la plantilla.

En Sogeti he podido impulsar algunas medidas de cambio, tanto tecnológicas como culturales. No son muchas, ya que hacer cambios en una empresa tan grande es más lento, pero me dan la satisfacción de poder pensar en otras más ambiciosas. He hecho de mentor de otros compañeros con excelentes capacidades técnicas pero poco recorrido en el mundo de la comunidad técnica. Incluso he tenido que hacer algún que otro “chantaje” para poder sacar a la palestra aquellas personas que creo que se merecen explicar sus experiencias y de las que todos podemos aprender.

Inner circles y demás “bestias”

Le robo el título a Yeray Smile espero que no le importe.

Es precisamente en este aspecto de hacer el esfuerzo a sacar nuevos talentos en la comunidad donde empecé a notar cierta resistencia por una parte de la comunidad de los ponentes establecidos. Para que nos entendamos, con “ponentes establecidos” me refiero a la gente de la talla de Yeray, de Marc, de Eduard, de Lluís, por poner un ejemplo.

El hecho es que algunos de los ponentes establecidos no creen que tengamos que hacer nada para que se vaya renovando el cartel de los ponentes en la comunidad. Sostienen que la gente buena ya se abrirá el camino, lo que es yo también creo, y que no hay que hacer nada especial que no estemos haciendo ya. Aquí es donde discrepo. En mi opinión, podemos hacer mucho más y lo iré explicando en otros posts.

Nota para navegantes: el cacareado y malentendido “inner circle” para mí es la comunidad de los ponentes establecidos, dentro de los cuales me incluyo.

La misma opinión sale a relucir en los comentarios respecto a la falta de diversidad en los eventos tecnológicos. Todavía somos una minoría los que pensamos que este es un problema grave. La gran mayoría de la comunidad ya está cómoda con que la audiencia y el cartel de speakers sean hombres blancos mayoritariamente “frikis”. Yo he decidido luchar por cambiar esta situación. ¿Utópico? Puede que sí. Por mi parte prefiero compartir la misma utopía con gente como Jon Skeet y hacer acciones tangibles para no participar en la perpetuación de la falta de diversidad como para participar en la búsqueda de maneras de inclusión de voces minoritarias en el debate técnico general.

Igual que los “development evangelists” que se dedican a convencer a su público sobre la necesidad del cambio (tecnológico), yo me dedico a convencer a mi público en la comunidad sobre las cosas que tenemos que cambiar. No voy a pedir perdón por ello.

MVPs, las empresas y las comunidades

Entrando de lleno al espinoso tema de los MVPs (de los que formo parte) y de la relación de empresas con la comunidad, voy a exponer mi opinión.

El programa MVP de Microsoft tiene su parte positiva y su parte negativa. La positiva la conocemos: ayuda en la marca personal, el prestigio del profesional (y por extensión de la empresa en la que está), la comunidad de otros MVPs y la interacción con el equipo de producto. Ah, ¡y la suscripción MSDN complementaria, por supuesto!

La parte negativa: la opacidad en el proceso de selección es quizás la más importante. Donde falta luz siempre se forman cuentos, leyendas y fábulas sobre quién está “en el bombo”, con qué criterios y con qué “padrinos”. También cada MVP es un mundo y los hay que siguen siendo los mismos tipos alegres y accesibles de siempre y los hay que se endiosan y se piensan que están más allá del bien y del mal. La riqueza humana es lo que tiene.

Las empresas que tienen en su nómina a un MVP o varios, tienen un activo de branding y de marketing muy útil para vender de cara a los clientes y los futuros empleados. No hay nada de malo en ello. Lo malo es poner objetivos de ser MVP, ya que estaríamos pervirtiendo el modelo, tal como bien expone Yeray en su post.

Y si soy una empresa, ¿cómo podría colaborar con la comunidad? Yo creo que hay muchos modelos de colaboración posibles: patrocinio de las comunidades locales donde esté ubicada la empresa, liberar partes de su código como open-source, la cesión de espacios para charlas (que siempre nos faltan en los grupos de usuarios), dejar tiempo a sus empleados a que asistan a los eventos durante las horas de trabajo (que hay pocas empresas que lo hacen). Para mí esto es ayudar a la comunidad como empresa.

Otro mundo aparte son los eventos comerciales donde se cobra entrada y el organizador de turno decide sobre quién habla y quién no. Allí cada empresa es libre de patrocinar lo que le parezca adecuado en términos de beneficio esperado. Y cada ponente es libre de aceptar los términos o no.

Organizando los eventos como los SharePoint Saturday de Madrid y Barcelona sí que me he encontrado con situaciones en las que un patrocinador suponía que su patrocinio incluye un charla. Mi opinión es que hay sitio para charlas de patrocinadores, debidamente separadas de las charlas de la comunidad (como p.ej. poniéndolas en una hora dedicada o durante la hora de comer).

De cara al 2017

Vale, ya he dicho lo que quería decir sobre la comunidad y los temas candentes. Ahora voy a explicar lo que serán mis propósitos de este año 2017.

Igual que Marc Rubiño, continuaré siendo selectivo con los eventos en los que me involucro. Me centraré en aquellos que son realmente para la comunidad y que cuentan con medidas para tener asistentes y ponentes diversos.

Seguiré creando espacios para otras personas: montar eventos, ayudar a comunidades y mentorizando a las personas valiosas que pueden aportar su voz al debate.

Seguiré buscando ideas de mejora personal y profesional, compartiéndolas con todo el mundo que esté interesado en mejorar.

Y, finalmente, dedicaré el máximo tiempo a mi prioridad número 1: mi mujer Vanessa y nuestro/a futuro/a niño/a que está en camino.

Las mujeres, la informática, la diversidad….

Después de “liarla” un poco parda este verano con las opiniones incómodas sobre la diversidad en la comunidad técnica y el “círculo interno” de ponentes MVP en las conferencias, vuelvo a estar en el ojo del huracán del Twitter. Y no sólo Twitter, hasta el gran @noradrex me menciona en su blog.

Woman in Tech

¿La razón? Mi comentario en Twitter el viernes pasado después de ver la agenda de Codemotion, donde las mujeres representan sólo un 7% de los ponentes. Me sorprendió que en un evento organizado por un grupo tan diverso saliera una agenda tan poco diversa. Este comentario derivó en una batalla dialéctica via Twitter y otros medios. Después de que haya pasado el fragor de la discusión, voy a poner algunas opiniones mías por escrito para que no haya malentendidos.

Primero: la organización de Codemotion no tiene la culpa. Después de leer sobre su proceso de selección y las iniciativas que han hecho, está claro que el resultado es un síntoma de una situación de todo el sector. Supongo que si ellos no hubieran hecho nada, la agenda estaría aún más desequilibrada.

Segundo: tenemos una seria falta de diversidad en las actividades visibles de las comunidades técnicas. No sólo la crónica falta de visibilidad de las mujeres técnicas, sino también de minorías o LGBT.

Tercero: hay un desconocimiento del problema, de su dimensión, sus causas y sus síntomas. Por ejemplo: no es lo mismo diversidad que igualdad. Pero para la mayoría, me atrevería a decir que lo ignoran por completo. El concepto de sesgo inconsciente es una interesante lectura y a unos cuantos les puede abrir los ojos. Otro problema intrínsecamente ligado con la falta de diversidad es el micromachismo latente, del que no se libra ni el gran Uncle Bob.

Cuarto: las causas de esta situación son diversas y complejas, y no admiten soluciones simplistas. En el debate de Twitter había mensajes del tipo “…que propongan ellas…”. No es tan sencillo porque es un tema estructural y que los cambios son muy lentos. De nada sirve hacer un evento diverso un día y olvidarnos el resto del año.

Quinto: por lo que a mí me toca, seguiré aportando mi granito de arena. Rechazaré ir a los eventos en los que no se empuja por la diversidad. Seguiré invitando a más ponentes de sectores demográficos menos representados, para que aporten su charla y su voz a la comunidad. Me esforzaré para que los eventos que esté organizando sean lo más inclusivos posible. En SharePoint Saturday Barcelona de este año he conseguido que casi un cuarto de ponentes sean mujeres, más de acuerdo con la media del sector.

¿Qué hacemos con todo esto?

Para los que quieran profundizar sobre como hacer una comunidad técnica más diversa, hay mucho escrito en Internet. Aunque algunos temas son más representativos de un país subdesarrollado socialmente como EEUU, la mayoría de los consejos son igualmente aplicables aquí en España. Os dejo unos cuantos ejemplos:

Y tú, estimado lector,  ¿qué opinas? Deja un comentario si quieres aportar tu voz a esta conversación.

 

 

 

 

SharePoint Saturday Barcelona 2016

Después de organizar el primer SharePoint Saturday Barcelona el año pasado, y colaborar en la organización del SharePoint Saturday Madrid este año, los miembros de SUG.CAT volvemos a la carga con el segundo SharePoint Saturday en Barcelona. Se ve que esto de masoquismo organización de eventos nos va.

SPSBCN logo

Este año el SPS Barcelona se hará el sábado día 1 de octubre y volvemos a contar con Institut Químic de Sarrià para el espacio del evento.

¿Qué es un SharePoint Saturday?

Los SharePoint Saturday (o SPS) son eventos tipo conferencia, gratuitos y celebrados siempre en un sábado. Suelen tener varios “tracks” en paralelo y ponentes de gran nivel, con preferencia para los ponentes locales y personas destacadas en la comunidad que lo organiza.

SPSBCN 2015

¿Os he dicho que es totalmente gratuito? Hay conferencias de SharePoint con una agenda como la de SharePoint Saturday y que cobran entradas de 200-300 €.

¿Por qué debería asistir?

Depende de tu rol.

Si eres un técnico, administrador o desarrollador de SharePoint/Office 365 lo deberías tener claro: para aprender de otros compañeros, compartir historias e ideas y socializar.

Si eres un jefe de proyecto o de unidad de SharePoint, puedes ver lo que se ha hecho en otros sitios y coger ideas.

Si eres un usuario de SharePoint, principiante o avanzado, seguro que habrá sesiones en las que aprenderás que más se puede hacer. También tendrás un sitio donde preguntar tus dudas y aprender.

Si estás buscando gente de SharePoint/Office 365 para tu empresa o tu cliente, estás de suerte: todos los que te interesa van a estar allí.

¡No te lo pienses tanto y apúntate ya! Te esperamos el día 1 de octubre.

¿Qué hemos aprendido del año pasado?

La ventaja de haber pasado por el primer SharePoint Saturday el año pasado es que ya tenemos experiencia y sabemos que esperar. Este año hemos hecho una serie de mejoras:

  • Evitar que coincida con un partido del Barça o con un megapuente de vacaciones
  • Mejorar la logística para los sponsors
  • Reservar un espacio en la agenda para invitar a ponentes que no se suelen ver en eventos, para mejorar la representatividad y diversidad

Eso sí, seguro que este año volveremos a hacer algunas cosas mal (sin intención, claro), para mejorarlas el año que viene.

Más detalles sobre el evento